Sunday, May 18, 2014

Skop Kerja Unit Penyertaan

Assalamualaikum

Sepetimana yang korang tahu, haritu kami attend dinner kolej di entri ini, dan aq turut terlibat dalam menjayakan program ini bawah unit penyertaan, agak gentar jugalah sebab kalau penyertaan kurang, memang tak bestlah dinner.. tapi alhamdulillah penyertaan lebih dari yang dijangka

first time dapat unit penyertaan, nasib baik ada kawan yang pernah jadi unit ni, so memang banyak sangat menghargai pertolongan dia.. alang alang dah pernah merasa unit ini, so nak share tip tip nak handle penyertaan.. 

untuk dinner ni, unit penyertaan hanya handle peserta biasa, manakala semua vvip bawah unit jemputan.. untuk mengelakkan sebarang kekeliruan, dan dikehendaki untuk bekerjasama bersama unit urusetia, unit protokol, unit multimedia, unit publisiti, unit jemputan, unit pengangkutan, unit peralatan dan unit makanan.. 


Bidang Tugas Sebelum Program:


a) Menyediakan gantt chart penyertaan

gantt chart ni contoh gerak kerja bila kita akan lakukan bermula dari minggu pertama sehingga hari kejadian, penting sebagai checklist dan peringatan kepada setiap unit, dan perlu dihantar kepada timbalan pengurusan masing masing




b) Mendapatkan kesemua senarai nama peserta wajib

untuk dinner ni, pelajar Tahun 1 adalah diwajibkan dan free disebabkan mereka dah bayar semasa awal sem, so sangatlah rugi kalau tak join dinner. senarai nama boleh dapatkan dari ketua blok kolej masing masing/ pejabat kolej 


pelajar tahun 1


c) Mengurus penjualan table dinner

semasa sesi pendaftaran, peserta bebas untuk memilih kedudukan meja yang diminati sama ada dekat/ jauh dari pentas. satu meja memuatkan 10 orang peserta dan setiap peserta dikehendaki membayar rm20. layout meja boleh dapatkan dari unit protokol / orang atasan.


Layout Meja
symbol

d) Menyediakan borang penyertaan dinner

borang penyertaan dinner kami sediakan dalam dua bentuk iaitu borang bagi BUKAN tahun 1 dan borang bagi Tahun 1. borang mestilah dilengkapi dengan jumlah bayaran, maklumat person in charge, tarikh akhir penyertaan, no resit, dan maklumat peserta


borang penyertaan

e) Membuka kaunter penyertaan

kaunter biasanya dibuka pada weekend selama 2 hari, sepanjang hari di tempat tumpuan orang bagi memudahkan peserta membuat membuat pendaftaran. selepas berakhirnya kaunter, pendaftaran boleh dibuat di bilik ajk


f) Menetapkan tarikh akhir untuk penyertaan

tarikh penyertaan bermula pada 16 April sehingga 7 May iaitu 2 hari sebelum program bermula, bagi memudahkan urusan tempahan makanan. 


g) Mengutip yuran dinner

yuran penyertaan hanyalah rm20 seorang, dan duit yang diterima perlulah diberi kepada bendahari serta merta untuk urusan penggunaan tempahan barang lain. duit yuran mestilah diletakkan setempat dan dalam sampul  


h) Mendapatkan jumlah peserta dan meja yang telah dibeli

apabila berakhirnya penyertaan, bilangan meja dan peserta perlu diambil dan diberi kepada unit makanan untuk urusan tempahan makanan. makanan dikira ikut bilangan meja, dan sebarang penambahan peserta selepas tarikh tutup masih diterima untuk memenuhi meja yang masih belum penuh.


Bidang Tugas Semasa Program:


a) Menyediakan senarai semua peserta mengikut meja 

senarai peserta dalam 2 copy. satu untuk kehadiran dan satu lagi untuk ditampal pada softboard. 

senarai kehadiran


b) Menyediakan dan menampal senarai nama dan no meja 

untuk ditampal pada softboard bagi memudahkan peserta mendapatkan no meja, kemudian pergi ke kaunter pendaftaran untuk pengesahan kehadiran.





c) Menguruskan pendaftaran

pendaftaran biasanya bermula setengah jam sebelum program bermula. membahagikan meja kepada beberapa kaunter untuk mengelakkan keserabutan.. untuk pendaftaran, kami bekerjasama dengan unit urusetia


kaunter pendaftaran

Bidang Tugas Selepas Program:

a) Buat report

report mestilah disertakan tindakan sebelum, semasa dan selepas program.. juga disertakan dengan masalah yang dihadapi, cara atasi, cadangan dan kesimpulan dari program ini..


report


b) Memastikan hubungan dua hala sentiasa terjalin

dan sudah tentu hubungan antara ajk tidak terhenti selepas berakhirnya program, mestilah sentiasa bertegur sapa.. 




done, harap dapat membantu bagi sesiapa yang ingin menghandle penyertaan, sama sama kita belajar dan improve masing masing..
ok thanks for read

No comments: